1§ Name and domicile
The name of the association is the South Karelia Artists’ Association and its domicile is the city of Lappeenranta.
2§ Purpose and forms of operation
The association is an association of visual artists living in Lappeenranta, Imatra and the surrounding areas of these cities, the purpose of which is:
– to supervise the professional interests of visual artists
– to raise the professional skills of its members
– to promote and support the activities of its members
– to promote the cooperation of its members
– to represent its members in professional matters
– to raise the artistic appreciation of the region nationwide
To achieve its purpose, the association carries out information activities, organizes meetings, presentations and discussions, study tours for its members, and carries out training, competition, exhibition and publication activities. The association takes initiatives, issues statements and presents its position on matters within its scope of activity. The association maintains an art lending center on a non-profit basis. To support its activities, the association may organize lotteries and collections and obtain funds for its activities by similar means. The association may receive donations and own real estate. The purpose of the association may not be to obtain profit or other direct financial gain for those involved in the association’s activities.
3§ Membership
A person who has demonstrated professional competence through art education or artistic work may be accepted as an ordinary member of the association. The members of the association are elected by the board according to the proposal of the membership committee. Private individuals or legally capable entities that pay an annually confirmed membership fee may be accepted as supporting members. Supporting members have the right to attend and speak, but not the right to vote at the association’s meetings. Private individuals may be accepted as honorary members, as decided by the board. The acquired membership rights remain.
4§ Resignation and expulsion from the association
A member may resign from the association by notifying the board or its chairman in writing, or by notifying the resignation at a meeting of the association to be recorded in the minutes. If a member has not paid his membership fee for a period of two (2) years, the board may expel him from the association. The matter shall be announced before expulsion. A member expelled from the association may be re-accepted as a member when he has paid his overdue membership fees. If a member continuously acts contrary to the rules and objectives of the association, he may be expelled from the association. The expulsion shall be decided by the association meeting by a closed ballot. Expulsion requires a 2/3 majority vote.
5§ Membership fee
Full members are obliged to pay a joining and membership fee, the amount of which shall be confirmed by the autumn meeting for the following financial year. The membership fee must be paid annually by the end of June. Honorary members are exempt from membership fees.
6§ Board
The affairs of the association are managed by a board consisting of a chairman and four (4) other members. Deputy members are elected for the board members, who have the right to speak at board meetings. The board elects a vice chairman and a secretary from among its members. The chairman and other board members are elected at the autumn meeting for a 2-year term, with half of them retiring at a time. If a board member resigns during the term, a new member may be elected in his place for the remaining term at another meeting of the association. A resigned member may be re-elected to the board.
7§ Board of Directors’ duties
The Board of Directors’ duties are:
– to act in the interest of the association’s objectives
– to convene meetings of the association and prepare the matters to be discussed at them
– to ensure the implementation of the decisions of the meetings of the association
– to manage the association’s finances and accounts
– to prepare activity and financial reports, as well as the action plan and budget for the next financial year
– to maintain a membership list, take care of current affairs and represent the association
8§ Board of Directors’ meetings
The Board of Directors shall convene at the invitation of the Chairman or, in his/her absence, the Vice-Chairman. A Board of Directors’ meeting shall be convened if two members of the Board of Directors so request. The Board of Directors shall have a quorum if a total of at least three (3) members of the Board, including the Chairman or Vice-Chairman, are present. Decisions shall be made by a simple majority of votes. In the event of a tie, the Chairman’s vote shall be decisive. The board may grant the right of attendance to each member of the association at board meetings, but members do not have the right to vote at meetings.
9§ Writing the name of the association
The name of the association shall be written by the chairman and vice-chairman together or by either of them together with the secretary.
10§ Financial statements and auditing
The association’s financial and operating year is the calendar year. The accounts and financial statements must be submitted to the auditors at least one month before the spring meeting. The auditors must give their statement at least two weeks before the association meeting.
11§ Meeting notices
Written meeting notices for all meetings must be sent by email to each member at least seven (7) days before the meeting. The notice must state the matters to be discussed at the meeting and, at the autumn meeting, the composition of the board and the rotation of resignations. The board must convene the association whenever there is a reason to do so, or whenever at least 1/10 of the association’s voting members request it. This request must be submitted to the board in writing and the board must convene the meeting within 30 days of receiving the notice.
12§ Voting rights and voting
Each regular member and honorary member has one (1) vote at the meeting. A regular member whose membership fee has not been paid has no voting rights. Unless otherwise provided in these rules, matters shall be decided by a simple majority of votes. In the event of a tie, the vote of the chairman shall be decisive, but in elections, however, the vote of the draw shall be decided. If a matter to be discussed at the meeting has been proposed for table consideration and at least 1/3 of the votes cast have supported this, the matter shall be postponed to the next meeting, but only once.
13§ Association meetings
The spring meeting of the association shall be held during March-May and the following matters shall be discussed:
– opening of the meeting
– a chairman, secretary, two minutes reviewers and two tellers shall be elected for the meeting.
– the legality and quorum of the meeting are established
– the agenda of the meeting is approved
– the previous year’s annual report, financial statements and auditors’ statement are presented
– the financial statements are confirmed
– a decision is made to discharge the Board of Directors and other accountable persons from liability
– two auditors and their deputies are elected
– other matters mentioned in the notice of the meeting are discussed
– decision of the meeting
The following matters will be discussed at the association’s autumn meeting, which will be held in October-November:
– opening of the meeting
– a chairman, secretary, two minutes reviewers and two tellers are elected for the meeting.
– the legality and quorum of the meeting are established
– the agenda of the meeting is approved
– the action plan and budget for the next financial year are confirmed
– the amount of the membership fee and membership fee for the next year is confirmed
– the chairman and other board members are elected to replace those who resign for the next two-year period in accordance with Section 6 of the rules
– a treasurer is elected for the association
– the association’s representatives to national industry associations are elected
– other matters mentioned in the notice of the meeting are discussed
– the decision of the meeting
14§ Amendment of the rules
A decision to amend these rules must be made at two meetings of the association, with at least 14 days between them. In order for the proposal to be approved, it must receive the support of 3/4 of the votes cast in the second reading.
15§ Dissolution of the association
A decision to dissolve the association may be made in the order mentioned in Section 14. In the event of the dissolution of the association, the funds shall be used for purposes that promote the association’s aspirations in the manner decided by the last meeting.
16§ In other respects, the current Associations Register Act and regulations shall be complied with.
1§ Nimi ja kotikunta
Yhdistyksen nimi on Etelä-Karjalan Taiteilijaseura Ry ja sen kotikunta on Lappeenrannan kaupunki.
2§ Tarkoitus ja toimintamuodot
Yhdistys on Lappeenrannassa, Imatralla ja näiden kaupunkien ympäristössä asuvien kuvataiteilijoiden yhdistys, jonka tarkoituksena on:
– valvoa kuvataiteilijoiden ammatillista etua
– kohottaa jäsentensä ammattitaitoa
– edistää ja tukea jäsentensä toimintaa
– edistää jäsentensä yhteistoimintaa
– edustaa jäseniään ammatillisissa asioissa
– nostaa valtakunnallisesti alueen taiteellista arvostusta
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys harjoittaa tiedotustoimintaa, järjestää kokouksia, esitelmä- ja keskustelutilaisuuksia, jäsenilleen opintomatkoja sekä harjoittaa koulutus-, kilpailu-, näyttely- ja julkaisutoimintaa. Yhdistys tekee aloitteita, antaa lausuntoja ja esittää kantansa toimintapiiriinsä kuuluvissa asioissa. Yhdistys ylläpitää taidelainaamoa voittoa tavoittelematta. Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi järjestää arpajaisia ja keräyksiä sekä samantapaisin keinoin hankkia varoja toimintaansa varten. Yhdistys voi vastaanottaa lahjoituksia sekä omistaa kiinteää omaisuutta. Yhdistyksen tarkoituksena ei saa olla voiton tai muun välittömän taloudellisen ansion hankkiminen yhdistystoimintaan osallisille.
3§ Jäsenyys
Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka on taidekoulutuksen tai taiteellisen työskentelyn kautta osoittanut ammatillisen osaamisensa. Yhdistyksen jäsenet valitsee hallitus jäsentoimikunnan ehdotuksen mukaan. Kannattajajäseniksi voidaan hyväksyä yksityisiä henkilöitä tai oikeuskelpoisia yhteisöjä, jotka suorittavat vuosittain vahvistettavan jäsenmaksun. Kannattajajäsenillä on läsnäolo- ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta yhdistyksen kokouksissa. Kunniajäseniksi voidaan hyväksyä yksityisiä henkilöitä, joista päättää hallitus. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.
4§ Yhdistyksestä eroaminen ja erottaminen
Jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalla, tai ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi. Jos jäsen on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta kahden (2) vuoden ajalta, voi hallitus erottaa hänet yhdistyksestä. Asiasta tiedotetaan ennen erottamista. Yhdistyksestä erotettu voidaan hyväksyä uudelleen jäseneksi, kun hän on maksanut erääntyneet jäsenmaksunsa. Jos jäsen jatkuvasti toimii yhdistyksen sääntöjen ja tarkoitusperien vastaisesti, voidaan hänet erottaa yhdistyksestä. Erottamisesta päättää yhdistyksen kokous suljetulla lippuäänestyksellä. Erottaminen edellyttää 2/3 äänten enemmistöä.
5§ Jäsenmaksu
Varsinaiset jäsenet ovat velvollisia suorittamaan liittymis- ja jäsenmaksun, joiden suuruuden vahvistaa syyskokous seuraavaa tilikautta varten. Jäsenmaksu on maksettava vuosittain kesäkuun loppuun mennessä. Kunniajäsenet ovat vapaita jäsenmaksusta.
6§ Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, jonka muodostavat puheenjohtaja ja neljä (4) muuta jäsentä. Hallituksen jäsenille valitaan varajäsenet, joilla on hallituksen kokouksissa puheoikeus. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan ja sihteerin. Puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet valitaan syyskokouksessa 2-vuotiskaudeksi siten, että puolet kerrallaan on erovuorossa. Jos hallituksen jäsen eroaa kesken toimikauden, voidaan hänen tilalleen valita uusi jäsen jäljellä olevaksi toimikaudeksi muussakin yhdistyksen kokouksessa. Eronnut jäsen voidaan valita hallitukseen uudelleen.
7§ Hallituksen tehtävät
Hallituksen tehtävänä on:
– toimia yhdistyksen tarkoitusperien hyväksi
– kutsua koolle yhdistyksen kokoukset ja valmistella niissä käsiteltävät asiat
– huolehtia yhdistyksen kokouksien päätösten toimeenpanosta
– hoitaa yhdistyksen taloutta ja tilejä
– laatia toiminta- ja tilikertomukset sekä toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavaa tilikautta varten
– pitää jäsenluetteloa, huolehtia juoksevista asioista ja edustaa yhdistystä
8§ Hallituksen kokoukset
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta. Hallituksen kokous on kutsuttava koolle, jos kaksi hallitukseen kuuluvaa sitä haluaa. Hallitus on päätösvaltainen, jos puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien yhteensä vähintään kolme (3) hallitukseen kuuluvaa on läsnä. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan puheenjohtaja ääni ratkaisee. Hallituksen kokouksiin voi hallitus myöntää läsnäolo-oikeuden jokaiselle yhdistyksen jäsenelle, mutta jäsenellä ei kokouksissa ole äänioikeutta.
9§ Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi heistä yhdessä sihteerin kanssa.
10§ Tilinpäätös ja tilintarkastus
Yhdistyksen tili- ja toimintavuosi on kalenterivuosi. Tilit ja tilinpäätös on annettava tilintarkastajille vähintään yksi kuukausi ennen kevätkokousta. Tilintarkastajien on annettava lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen yhdistyksenkokousta.
11§ Kokouskutsut
Kirjalliset kokouskutsut kaikkiin kokouksiin on lähetettävä sähköpostilla jokaiselle jäsenelle vähintään seitsemän (7) päivää ennen kokousta. Kutsussa on mainittava kokouksessa esille tulevat asiat ja syyskokouksessa lisäksi hallituksen kokoonpano ja erovuoroisuus. Hallituksen on kutsuttava yhdistys koolle, milloin siihen ilmenee aihetta, taikka milloin vähintään 1/10 yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä pyytää. Tämä pyyntö on esitettävä hallitukselle kirjallisesti ja hallituksen on kutsuttava kokous koolle 30 päivän kuluessa kutsun vastaanottamisesta.
12§ Äänioikeus ja äänestykset
Kokouksessa on kullakin varsinaiselle jäsenellä ja kunniajäsenellä yksi (1) ääni. Varsinaisella jäsenellä, jonka erääntynyt jäsenmaksu on maksamatta, ei ole äänioikeutta. Mikäli näissä säännöissä ei ole toisin määrätty, ratkaistaan asiat yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan, ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa. Jos kokouksessa käsiteltävä asia on ehdotettu pantavaksi pöydälle ja vähintään 1/3 annetuista äänistä on tätä kannattanut, on asian käsittely siirrettävä seuraavaan kokoukseen, kuitenkin vain kerran.
13§ Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen kevätkokous pidetään maalis-toukokuun aikana ja siinä käsitellään seuraavat asiat:
– kokouksen avaus
– valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
– todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
– hyväksytään kokouksen työjärjestys
– esitetään edellisen vuoden toimintakertomus, tilinpäätös ja tilintarkastajien lausunto
– vahvistetaan tilinpäätös
– päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille
– valitaan kaksi tilintarkastajaa varamiehineen
– käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
– kokouksen päätös
Yhdistyksen syyskokouksessa, joka pidetään loka-marraskuussa, käsitellään seuraavat asiat:
– kokouksen avaus
– valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
– todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
– hyväksytään kokouksen työjärjestys
– vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio seuraavaa tilivuotta varten
– vahvistetaan seuraavan vuoden liittymis- ja jäsenmaksun suuruus
– valitaan puheenjohtaja ja muut hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle seuraavaksi kaksivuotiskaudeksi sääntöjen 6§:n mukaan
– valitaan yhdistykselle rahastonhoitaja
– valitaan yhdistyksen edustajat alan valtakunnallisiin liittoihin
– käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
– kokouksen päätös
14§ Sääntöjen muuttaminen
Päätös näiden sääntöjen muuttamisesta on tehtävä kahdessa yhdistyksen kokouksessa, joiden välillä on kulunut vähintään 14 vuorokautta. Jotta ehdotus voisi tulla hyväksytyksi, on sen jälkimmäisessä käsittelyssä saatava 3/4 äänten kannatus annetuista äänistä.
15§ Yhdistyksen purkaminen
Päätös yhdistyksen purkamisesta voidaan tehdä 14§:ssä mainitussa järjestyksessä. Yhdistyksen purkautuessa on varat käytettävä yhdistyksen pyrkimyksiä edistävään tarkoitukseen sillä tavoin kuin viimeinen kokous päättää.
16§ Muissa suhteissa noudatetaan voimassaolevaa yhdistysrekisterilakia ja asetuksia.